ใครใช้บ้านเป็นโฮมออฟฟิศ หรือสถานที่ทำงานเป็นบางครั้งบางคราว แล้วต้องพบกับปัญหาเอกสารล้น กองกันสูงจนไม่สามารถแยกได้ว่าอันไหนจำเป็น อันไหนไม่ใช้งาน ลองหาบริการเช่าที่เก็บเอกสารดูไหม บอกเลยว่าเวิร์ก!
ยิ่งถ้าเก็บเอกสารรวมกันมาก ๆ แล้วทำให้ไม่สามารถหาได้ทันในช่วงเวลาเร่งรีบเพื่อใช้งาน บอกเลยว่านี่ปัญหาใหญ่ เพราะอาจจะทำให้งานเสียเวลา และเสียความน่าเชื่อถือได้ ยังไม่รวมในกรณีที่เก็บเอกสารปนกัน จนทำให้เกิดการสูญหายของเอกสารสำคัญอีกนะ เห็นแบบนี้แล้วมีแต่เรื่องยุ่งยากทั้งนั้น ลองใช้ดูขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนไปใช้บริการเช่าที่เก็บเอกสารกันดูดีกว่า บอกเลยว่ามีข้อดี พร้อมช่วยเคลียร์บ้านให้บ้านได้มากกว่าเดิมแน่นอน
- แยกเอกสารแต่ละประเภทให้ชัดเจน
เอกสารที่กองพะเนินอยู่บนโต๊ะ เก้าอี้ ชั้นวาง หรือแม้กระทั่งตามซอก ตามหลืบ หากหาเจอแล้วให้รีบนำทุกกองมารวมเข้าด้วยกัน ก่อนจะแยกตามหมวดหมู่ให้ชัดเจนโดยด่วน ด้วยหลักการง่าย ๆ อย่างเช่น เอกสารเกี่ยวกับบ้านอย่าง ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เอกสารสาธารณูปโภค ค่าน้ำค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ และอื่น ๆ ก็แยกไว้หนึ่งกอง เอกสารทางการเงินอย่างค่าบัตรเครดิต เอกสารประกันภัยขประกันสุขภาพ เอกสารใบชำระหนี้ต่าง ๆ ก็แยกเอาไว้อีกหนึ่ง ตลอดจนเอกสารเกี่ยวกับรถยนต์ เอกสารการทำงาน ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะได้ไม่ให้เกิดความสับสน พร้อมคัดกรองหมวดหมู่ตามความสำคัญก่อนจะแยกไปไว้ในสถานที่เช่าที่เก็บเอกสาร
- เอกสารที่ไม่ใช้ให้ทำลายทิ้งได้เลย
หลังจากแยกประเภทเอกสารอย่างชัดเจนแล้วว่าอันไหนจะเก็บไว้ที่บ้าน และกองไหนจะเก็บไว้ที่เช่าที่เก็บเอกสาร มันจะเหลือกระดาษอีกประมาณหนึ่งที่ค้นพบแล้วว่าไม่มีความสำคัญ หรือไม่ได้ใช้งานแล้ว ให้ทำการรีไซเคิลได้ทันทีในกรณีที่ไม่ใช่เอกสารเกี่ยวกับการเงินหรือสำเนาสำคัญ แต่ถ้ากระดาษเหล่านั้นเป็นเอกสารที่กล่าวมา ก็สามารถใส่เครื่องทำลายเพื่อย่อยให้กลายเป็นเส้น ๆ ป้องกันการแอบอ้างหรือปลอมแปลงโดยที่ไม่รู้ตัวนั่นเอง
- หาที่อยู่ให้เอกสารตามความเหมาะสม
หลังจากเคลียร์แล้วก็ถึงเวลาหาที่เก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เพราะถึงแม้ว่าจะนำมาคัดแยกตามหมวดหมู่แล้ว แต่ถ้ายังกองเอาไว้ตามเดิม ท้ายที่สุดสภาพความรกของกองกระดาษก็จะกลับมา พร้อม ๆ กับปัญหาเอกสารสูญหาย กลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่วนลูป ดังนั้น อย่าลืมหาที่อยู่ให้เหมาะสม อาจใช้แฟ้มเก็บเอกสาร นำมาแยกตามหมวดหมู่ ก่อนจะจัดใส่ตู้หรือชั้นวางให้เหมาะสม ในส่วนของเอกสารสำคัญทางการเงินและเอกสารการทำงานที่ต้องการความปลอดภัยในการจัดเก็บ ให้ย้ายไปที่สถานบริการเช่าที่เก็บเอกสารที่มีเซอร์วิสตอบโจทย์ ทั้งความปลอดภัย สภาพแวดล้อมการเก็บรักษา และการเข้าถึงที่รัดกุม!
